Výcvik slepic, dovolená, saunování: co vše se ocitá v účetnictví firem

Živnostníci, umělci a další osoby samostatně výdělečně činné si mohou v daňovém přiznání uplatnit výdajové paušály. Kdo má však vysoké příjmy a zároveň i vysoké výdaje, je pro něj výhodnější schraňovat účtenky, vést účetnictví či daňovou evidenci a od příjmů odečíst skutečné výdaje. Někteří podnikatelé v tom však chybují a někteří zkoušejí i chytračit, což může přinést nepříjemné sankce.

S jakými nejčastějšími omyly se ve své účetní praxi setkáváte?

Častou chybou je, že si podnikatelé myslí, že všechny jejich náklady jsou daňově uznatelné. Do účetnictví například zahrnují pozvání obchodního partnera do drahé restaurace a zdůvodňují to tím, že bez toho by neuzavřeli lukrativní kontrakt. Takový výdaj však zákon neumožňuje uznat jako daňový, jde o tzv. výdaje na reprezentaci. Podobně se stává, že chtějí zaúčtovat něco, co zaúčtoval jejich kamarád, který ovšem podniká v úplně jiné oblasti.

Setkáváme se i s případy, kdy podnikatel založí malou společnost s ručením omezeným a do účetnictví zahrnuje nejen firemní, ale i osobní výdaje. Někteří zaúčtují jako daňový náklad i návštěvu sauny, fitka nebo nákup zdravého jídla, protože se domnívají, že nemocní by nemohli podnikat.

Pokud přijde kontrola, co musí takoví podnikatelé prokazovat?

Pouhé prohlášení, že jde o firemní náklad, nestačí. Důkazní břemeno nese podnikatel a je třeba předložit prokazatelné doklady nebo důkazy o tom, že výdaj souvisel s podnikáním. Například u služební cesty může být důkazem, že na základě schůzky došlo k objednávce zboží či služeb, fakturaci za dodané zboží a službu včetně inkasa peněz nebo že na základě rozsáhlé reklamní kampaně došlo ke zvýšení tržeb. Důkazem může být i e-mailová korespondence, fotografie, letáky... Pouhá faktura nemusí stačit.

A jak je to s nákupem firemního počítače nebo mobilního telefonu, s čím je třeba počítat? Může ho podnikatel dát jako dárek svému potomkovi?

Pokud přijde kontrola, vždy je třeba prokázat, že se PC nebo mobil používá ve firmě a pro firemní účely. Opět je potřeba doložit doklady, pouhé prohlášení nestačí. U mobilu, který má hned na faktuře růžový obal se zaječíma ušima nebo s obrázkem Hello Kitty a je koupený 20. prosince, to jde hůře.

Zejména, pokud se jedná o několikátý mobil nakoupený v tomtéž roce. Nikde není sice předepsáno, že musí mít jeden člověk pouze jeden mobil a musí mu vydržet předepsaný čas, ale je třeba umět dokázat, že pro podnikání potřebuje telefonů nebo jiných zařízení více. Například tím, že na jednom mobilu je dostupný stále a číslo používá pouze pro VIP zákazníky, druhý je zapnutý například jen v pracovní době, nebo pouze pro jeden druh služby. Nikdy však nemůže být skutečným důvodem pouze daňová výhoda.

Jaké sankce hrozí, když podnikatelé ve svém účetnictví vykazují účtenky, které tam nepatří?

Záleží na rozsahu prohřešku. Pokud nesrovnalost správce daně odhalí a výdaj tzv. „vyhodí“, doměří novou výši daně, kterou musí podnikatel spolu se sankcí doplatit. Pokud ale jde o úmyslné jednání a vědomé zkrácení daňové povinnosti větší než 50 tisíc korun, může to být klasifikováno jako trestní čin krácení daně.

Co když se podnikatel začne bránit, že mu to poradil účetní? Existují také případy?

Existují a jsou velmi časté. Pokud jde o chybu, kterou účetní způsobil, může po něm podnikatel požadovat náhradu škody. V naší legislativě bohužel může získat živnostenský list na vedení účetnictví téměř každý, proto by se měl podnikatel zaměřit na profesní vzdělání účetních, délku praxe, pojištění odpovědnosti atd.

Účetní může v některých případech využít odpovědností pojištění a žádat pojistné plnění na pojišťovně. Pokud by se jednalo o účetní chybu, pak by mohl účetní s pojistnou událostí uspět. Když by se však jednalo o podvodné jednání a účetní by o tomto jednání věděl, pak by mohlo být klasifikováno jako napomáhání k trestnému činu. Vzhledem k tomu, že účetní je v této oblasti brán jako odborník, nemůže se obvykle bránit někdy na rozdíl od samotného podnikatele tím, že „nevěděl“.

Jak je to s vyúčtováním například pracovních oděvů, co je a co není daňově uznatelný náklad?

Opět jde o častou chybu klientů, kteří se domnívají, že jako pracovní oděv lze uznat jakékoliv oblečení. Majitel autoservisu bude asi těžko obhajovat drahý společenský oblek, luxusní obuv včetně dalších doplňků, i když bude tvrdit, že musí reprezentovat na pracovních schůzkách. Pokud ale bude mít uzavřené dlouhodobé kontrakty s velkými zákazníky, je zřejmé, že se schůzek musí opravdu účastnit. Pracovní oděv je zkrátka takový, který je využívaný jen pro pracovní účely a je například označen logem.

Setkáváte se i s účtenkami, které patří do kategorie bizarních či kuriózních?

Stává se to, například jedna podnikatelka konzultovala, zda může dát do účetnictví doklad za umělé přerušení těhotenství. Domnívala se, že jde o výdaj oprávněný, protože jako těhotná by nedokázala udržet chod firmy a musela by skončit s podnikáním.

Podnikatel může svým zaměstnancům v rámci tzv. bonusů hradit třeba lékařské zákroky. Pro zaměstnavatele jde sice o nedaňový výdaj, ale i tak to může být výhodné. Zaměstnanci totiž nezvyšuje mzdu a nepodléhá to zdanění ani odvodu sociálního a zdravotního pojištění. Zaměstnavatel tak může zaměstnankyni uhradit třeba zvětšení poprsí.

Zaznamenali jsme i případ, kdy se v účetnictví objevila faktura za výcvik slepic. V tomto případě to byl oprávněný náklad, protože šlo o firmu, která zajišťovala lokace k natáčení filmů plus herce, v tomto případě speciálně vycvičené slepice.

A co dárky? Co mohou podnikatelé věnovat svým klientům a zaúčtovat si jako oprávněný výdaj?

Všechny dárky, které mají být daňově uznatelné, by měly splňovat obecný předpoklad, že jde o výdaj na zajištění a udržení tržeb. Další podmínky jsou, že předměty musí být opatřeny logem, ochrannou známkou apod. a cena za kus nesmí přesáhnout 500 korun bez DPH u plátců daně. Nesmí jít ale produkty podléhající spotřební dani (např. pivo, cigarety). Daňově uznatelným výdajem je tzv. tiché víno, tedy víno, které není šumivé, cena láhve je do 500 korun bez DPH a musí být označena logem.

Někteří podnikatelé musí za svými klienty vyjíždět, a to i do zahraničí. Co je daňově uznatelná cesta, a co již podnikatel neobhájí?

Pokud jde o služební cestu zaměstnance, je důležité jeho tzv. místo výkonu práce, pokud je jím například Praha, není služební cestou, když se pohybuje po Praze. Jestliže je místo výkonu práce konkrétní adresa, pak je na služební cestě pokaždé, když tuto adresu opustí, i když jde třeba na poštu.

Podnikatel OSVČ je na služební cestě, když cesta souvisí s podnikáním, a pokud na ní vyráží z místa podnikání. Služební cesty mohou být „po městě“, v rámci ČR i do zahraniční. Uvedu příklad. Jestliže chce podnikatel otevírat v Karibiku nový hotel, nebo vyvážet z Karibiku zboží, pak může jít o služební cestu. Běžné obchodní jednání dvou podnikatelů z Česka, které mohlo proběhnout kdekoli jinde, se ale v Karibiku špatně jako daňový náklad obhájí.

Může si podnikatel, který je ve své firmě zároveň i zaměstnancem, uhradit svou dovolenou, nebo ji zaplatit svým zaměstnanců a dát takový výdaj do nákladů?

Ano, zaměstnavatel může zaplatit svým zaměstnancům dovolenou. V takovém případě jde o příspěvek zaměstnavatele na dovolenou zaměstnance. Pro zaměstnavatele je to sice daňově neuznatelný náklad, ale i tak to může být výhodné, protože příspěvek do částky 20 tisíc korun nepodléhá dani z příjmu zaměstnance ani odvodu sociálního a zdravotního pojištění. Nad tento limit už ano. Pro srovnání –když zaměstnavatel zaplatí svému zaměstnanci dovolenou ve výši 20 tisíc korun, získá zaměstnanec dovolenou ve výši 20 tisíc korun. Pokud ale dá zaměstnavatel zaměstnanci odměnu ve výši 20 tisíc korun hrubého, bude to stát zaměstnavatele dalších 6 760 korun na pojištění a zaměstnanci po všech odvodech zbude 13 780 korun.

Rozhovor s Ing. Vladimírou Přibylovou, členkou výboru Komory certifikovaných účetních a členkou Komory daňových poradců.

Zdroj: www.iDnes.cz 24.01.2020 (00:00:02)