Rizika a povinnosti spojené s vedením mzdové evidence u zaměstnanců nerezidentů

Mzdová evidence u pracovníků, kteří nejsou daňovými rezidenty v ČR, může znamenat pro mzdové oddělení zaměstnavatele komplikace, neboť pro tyto zaměstnance platí specifická pravidla a povinnosti. Tato oblast je již teď v hledáčku kontrolních orgánů a společně se zrušením EET lze očekávat, že se kontroloři finanční správy zaměří právě na tuto agendu.

Především je třeba vyhodnotit, jestli je pracovník pro dané zdaňovací období daňovým nerezidentem, a to z hlediska české, zahraniční a mezinárodní legislativy. Česká legislativa je v tomto ohledu poměrně stručná, neboť daňového nerezidenta vymezuje jako poplatníka, který není daňovým rezidentem, tedy stručně řečeno po dobu zdaňovacího období nemá v ČR stálý byt a nestráví zde alespoň 183 dní.

Nicméně i když je poplatník rezidentem na základě českých pravidel, je možné, že ve finále skončí jako daňový nerezident na základě mezinárodní smlouvy o zamezení dvojího zdanění. Dochází k tomu zpravidla v situacích, kdy si zahraniční pracovník ve své domovské zemi zachová bydliště nebo ekonomické či společenské vazby (zpravidla rodinu), a tudíž zároveň splní podmínky pro daňové rezidentství i v této zemi.

V těchto situacích je třeba o rezidentství pracovníka rozhodnout na základě platné mezinárodní smlouvy o zamezení dvojího zdanění. Vyhodnocení rezidentství na základě těchto smluv (které se od sebe často liší) však vyžaduje detailní znalost osobní situace pracovníka, kterou mzdová oddělení často nemají k dispozici, a tudíž nejsou schopna rezidentství pracovníka spolehlivě vyhodnotit.

Prohlášení poplatníka daně z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti zaměstnanců sice umožňuje zaměstnanci svého zaměstnavatele na svůj případný nerezidentský status upozornit, nicméně i když tak neučiní (například z důvodu neznalosti vlastní daňové situace), zaměstnavatel má stále povinnost případné nerezidentství identifikovat a mzdovou evidenci vést patřičným způsobem.

Jak již bylo řečeno, s vedením mzdové evidence pro pracovníka nerezidenta je spojena agenda, která by nebyla aktuální v případě, kdy by byl pracovník rezidentem. Především pracovník nerezident ve většině případů nemá v rámci mzdové agendy nárok na jiná daňová zvýhodnění než na základní slevu na poplatníka.

Dále má zaměstnavatel povinnost podat společně s ročním vyúčtováním daně z příjmu ze závislé činnosti také přehled souhrnných údajů zaznamenaných na mzdových listech poplatníků uvedených v § 2 odst. 3 zákona (dokument je obecně znám jako příloha číslo 2 k ročnímu vyúčtování), kde má povinnost finanční správě poskytnout poměrně detailní informace o konkrétních zaměstnancích, kteří jsou daňovými nerezidenty. Informace o daňových nerezidentech jsou finančními úřady sdíleny v rámci mezinárodní spolupráce, a je tedy možné, že zahraniční finanční úřad českého správce daně na zaměstnance, kteří nebyli v příloze číslo 2 uvedeni, upozorní. Zejména v případě německých daňových rezidentů s příjmy z ČR je poměrně časté, že k identifikaci chybějících nerezidentů dojde.

Pokud je zaměstnanec daňový nerezident, který zároveň pracuje částečně mimo ČR (typicky se jedná o přeshraničního pracovníka, který část pracovního týdne stráví fyzicky v ČR, ale část týdne také pracuje ze svého domova v zahraničí), může zaměstnavatel dle zákona o dani z příjmu odvádět daň pouze z příjmů se zdrojem na území ČR (jinými slovy, nemusí srážet daň vztahující se k pracovním dnům stráveným v zahraničí a nemusí v této věci podávat správci daně žádost o zrušení povinnosti srážet daň, což bylo potvrzeno Generálním finančním ředitelstvím v rámci jednání Koordinačního výboru s Komorou daňových poradců). S tím je pochopitelně spojena agenda vedení pracovního kalendáře konkrétního zaměstnance, který by měl zaměstnavateli pravidelně hlásit údaje o své fyzické přítomnosti. Pokud se tak nestane a zaměstnavatel srazí poplatníkovi nerezidentovi daň v plné výší i za příjmy vztahující se k práci v zahraničí, je možné a v praxi se to často stává, že místně příslušný finanční úřad daňového subjektu odmítne na základě podání daňového přiznání k dani z příjmu fyzických osob tuto daň vrátit, neboť bude argumentovat, že tato daň neměla být zaměstnavatelem odvedena (tudíž může být zaměstnanci navrácen pouze prostřednictvím zpětné úpravy mzdové evidence zaměstnavatele).

Vedení mzdové evidence pro nerezidenty bylo v minulosti spíše okrajovou záležitostí a mzdovým oddělením často chybí mechanismy nutné pro jejich identifikaci. Jak bylo zmíněno, nesprávné vyhodnocení situace zaměstnance a s tím spojené chybné nastavení mzdové evidence může mít následky pro zaměstnance i zaměstnavatele. Vzhledem k trendům na trhu práce (častější práce z domova, zaměstnávání cizinců z důvodů chybějících pracovních sil v rámci ČR) lze očekávat, že počet potenciálních daňových nerezidentů bude do budoucna spíše stoupat, a zaměstnavatelé by se tudíž měli na tuto oblast zaměřit dřív, než tak učiní správce daně v rámci kontroly.


Zdroj: dReport 19. 1. 2022, 14:38